Kliendid küsivad Outlookis iga päev, kui palju käibemaksu ja tööjõumakse maksta, millal ja kus nende arve on, ning raamatupidaja avab iga kord Directo ja trükib summad uuesti. Assistent koostab vastuse mustandi Directo või Standard Booksi andmete ja esitamise tähtaegade põhjal, lisaks kuukokkuvõtte. Saadab raamatupidaja.
Vastab ISO 27001NIS2 DORA
Enamik raamatupidamisbüroo kliendikirju kordub. „Kui palju käibemaksu ma sel kuul maksan ja millal?“, „Kui suur on töötajate tulumaks ja sotsiaalmaks?“, „Saatke mulle aprilli arve“, „Kas deklaratsioon on juba esitatud?“. Raamatupidaja avab kliendi andmed Directos või Standard Booksis, vaatab käibemaksudeklaratsiooni ja TSD-d e-MTA-s, trükib summad kirja ja lisab tähtaja mälu järgi. Kümne kliendi puhul saab hakkama, saja puhul on see mitu tundi päevas ning kiirustades trükitakse vale summa või saab vastuse vale klient. Kuu lõpus vajab iga klient ikka veel kokkuvõtet, mida maksta ja mis on puudu, ning sageli jääbki see kirjutamata.
Assistent koostab mustandi ja raamatupidaja saadab selle. Ta loeb raamatupidaja Outlooki postkasti, tuvastab korduvad kliendipäringud ja koostab enne, kui raamatupidaja kirja avab, vastuse selle kliendi andmetest Directos või Standard Booksis: kinnitatud deklaratsiooni järgi tasumisele kuuluva käibemaksu, palgaregistri järgi tulumaksu ja sotsiaalmaksu, büroo teenuse arve koopia, ning tähtajad võtab ta KMD ja TSD esitamise kalendrist, mitte mälust. Kui klient küsib midagi, mida andmetes pole, näiteks kas tasub käibemaksukohustuslaseks registreeruda, ei kirjuta assistent mustandit, vaid märgib kirja raamatupidajale. Lõpetamise päeval koostab ta iga kliendi jaoks kokkuvõtliku kirja: tasumisele kuuluvad summad ja tähtajad, esitatud deklaratsioonid, puuduvad dokumendid. Raamatupidaja näeb kõiki mustandeid Outlookis saatmata kirjadena, vaatab summad üle, parandab ja saadab; ilma temata ei lähe kliendile midagi. Juurutame Claude’iga Amazon Bedrocki kaudu EL-i regioonis: klientide raamatupidamisandmeid töödeldakse EL-is, neid ei kasutata mudelite treenimiseks ning iga mustand ja raamatupidaja otsus logitakse kooskõlas GDPR-iga. Ühendame Directo ja Standard Booksiga API või ekspordi kaudu, kuid mitte MTA portaaliga: tähtajad tulevad avalikust kalendrist ning deklaratsioonid ja aruanded esitab raamatupidaja.
Neli sammu sisendist kuni kirjeni süsteemis – inimese kinnitusega seal, kus on risk.
Assistent loeb raamatupidaja Outlooki postkasti, tuvastab korduvad päringud (summad, tähtajad, arve, deklaratsiooni staatus) ning selgitab saatja põhjal büroo kliendiloendist välja kliendi. Muude küsimustega kirjad jäävad raamatupidajale ilma mustandita, ainult märgiga.
Kliendi andmetest Directos või Standard Booksis võtab assistent kinnitatud deklaratsiooni järgi tasumisele kuuluva käibemaksu, palgaregistri järgi tulumaksu ja sotsiaalmaksu ning arve staatuse, tähtajad tulevad KMD ja TSD esitamise kalendrist. Kui deklaratsioon pole veel kinnitatud, ei kirjuta ta summat ja märgib, et kiri ootab raamatupidajat.
Vastus ilmub Outlookis saatmata mustandina büroo malli järgi: summad, maksekorralduse andmed, tähtajad, lisatud arve. Raamatupidaja vaatab summad üle, parandab ja saadab. Lõpetamise päeval valmistatakse kõigi klientide kokkuvõtlikud kirjad ette samamoodi.
Kui klient küsib nõu, Directo andmed ja deklaratsioon ei klapi või klient pole määratud, ei kirjuta assistent mustandit, vaid märgib kirja raamatupidajale. Igal kuul vaatame üle, kui palju mustandeid saadeti parandusteta, ning täpsustame koos pearaamatupidajaga malle.
Vastused ja kuukokkuvõtted ilmuvad teie Microsoft 365 keskkonnas saatmata kirjadena büroo mallide järgi, mille kinnitab pearaamatupidaja.
Tasumisele kuuluvad summad, palgaregistrid ja arvete staatused võetakse API või ekspordi kaudu, ainult selle kliendi andmetest, millele raamatupidajal on ligipääs.
Deklaratsioonide ja maksete tähtajad on ühes kalendris, mida assistent kasutab vastuste ja kokkuvõtete jaoks ning raamatupidaja meeldetuletusena.
Iga mustand, parandus ja saadetud kiri logitakse aja ja kasutajaga. Raamatupidajate koolitus ja tugi esimesel lõpetamistsüklil kuuluvad juurutuse hulka.
Claude Bedrocki kaudu EL-i regioonis + Directo / Standard Booksi andmed + Outlook. Valime platvormi ülesande ja selle järgi, kus teie andmed võivad asuda. Loe teenuse ja selle piirangute kohta lähemalt teenuse lehelt.
Ei. Kõik vastused ja kuukokkuvõtted jäävad Outlooki saatmata mustanditena, kuni raamatupidaja kontrollib summad ja vajutab saatmist. Kui büroo otsustab hiljem lubada lihtsate vastuste, näiteks arve koopia, automaatse saatmise, on see eraldi otsus ja eraldi reegel logis.
Summad tulevad kliendi andmetest Directos või Standard Booksis: käibemaks kinnitatud deklaratsiooni järgi, tulumaks ja sotsiaalmaks palgaregistrist. Tähtajad tulevad esitamise kalendrist, mida hooldame koos teiega. Assistent ei ühendu MTA süsteemidega ega esita midagi; seda teeb raamatupidaja.
Raamatupidaja saadab kirja oma Outlookist büroo malli järgi, seega on kliendi jaoks tegu büroo tavalise kirjaga ja selle eest vastutab raamatupidaja. Klientide andmeid töötleb Claude Amazon Bedrocki kaudu EL-i regioonis, ilma teie andmetel treenimiseta, ning kuidas klienti GDPR-i alusel AI kasutamisest teavitada, lepime kokku juurutamisel.
Kliendid saadavad arveid telefonifotode, tarnijate PDF-ide ja edastatud kirjadena ning raamatupidaja sisestab need käsitsi.
Pangaväljavõtted laaditakse alla XML- või CSV-failina ja sobitatakse arvetega käsitsi rida realt, ebaselgeid selgitusi uuritakse kliendilt.
Küsimus käibemaksu mahaarvamise või tulumaksuvabastuse kohta võtab pool tundi MTA selgituste otsimist ning büroo juhised elavad kolleegide mälus.
Pärast 10. kuupäeva kirjutavad raamatupidajad klientidele puuduvatest arvetest, pangaväljavõtetest ja kuluaruannetest.
Seda teenust osutavad spetsialistid, kellel on kehtivad rahvusvahelised sertifikaadid. Nende oskusi kinnitavad sõltumatud organisatsioonid, mitte meie.
AI-süsteemid juurutatakse kaitsega andmeleke ja mudeli väärkasutuse vastu.
AI turvaprogrammi ja selle kontrolle juhitakse ISACA metoodika järgi.
AI riske tuvastatakse ja hallatakse nagu iga teist IT-riski.
Vastame 1 tööpäeva jooksul
