Töötajad täidavad Clockifyt või Harvesti reedel mälu järgi, mistõttu osa kliendi tunde jääb arveldamata. AI koostab päevalogi mustandi Outlooki kalendrist, e-kirjadest ja Jira ülesannetest, töötaja kinnitab selle minutiga ning kirjed lähevad Clockifysse, tarnijate arved aga seotakse projektidega ja valmistatakse ette importimiseks Directosse või SimplBooksi.
Vastab ISO 27001NIS2 DORA
Professionaalsete teenuste ettevõttes toetub kliendiarve ajaarvestusele Clockifys või Harvestis ja ajaarvestus töötaja mälule. Konsultant töötab päevas mitme kliendiga, vastab Outlookis e-kirjadele, osaleb Teamsi kohtumistel ja sulgeb ülesandeid Jiras või Asanas, kuid täidab logi nädala lõpus, kui pool väikestest asjadest on juba ununenud. Osa tunde valgub „üldtööks“ ning kliendile minev arve jääb tegelikult kulunud ajast väiksemaks. Samal ajal saab raamatupidamine tarnijate arveid, mis tuleb projektidega siduda ja sisestada Directosse või SimplBooksi, et näha projektide tasuvust, ning ka seda tehakse käsitsi, küsides ringi, kellele arve mõeldud on.
Päeva lõpus vaatab lahendus Microsoft Graphi kaudu läbi töötaja Outlooki kalendri, saadetud e-kirjad ja Teamsi kohtumised, võtab Jirast või Asanast sel päeval suletud või kommenteeritud ülesanded ning koostab päevalogi mustandi: milline klient ja projekt, kui palju aega, lühike kirjeldus. Töötaja saab mustandi Teamsis, parandab kestusi või seoseid ja kinnitab selle minutiga. Kinnitatud kirjed kirjutatakse API kaudu õige projekti alla Clockifysse või Harvestisse, need koonduvad projektitabelisse ja kuu lõpus on need kliendiarvete aluseks, mille projektijuht vaatab üle ja raamatupidaja väljastab. Paralleelselt tuvastatakse Outlookis saabunud tarnijate arved, seotakse tarnija, projekti numbri või ostutellimuse järgi projekti ja kululiigiga ning valmistatakse ette importimiseks Directosse, SimplBooksi või Standard Booksi, kus raamatupidaja kogumi kinnitab. Ehitame selle Power Automate’i voogudega teie Microsoft 365 keskkonnas, toome andmed Microsoft Graphi kaudu vähimate vajalike õigustega, tuvastame arved AI Builderi või Azure AI Document Intelligence’iga EL-i regioonis ning integreerime Clockify, Harvesti, Jira ja raamatupidamissüsteemiga API, failiekspordi või e-posti voo kaudu, olenevalt teie paketist. Töötaja kalendrit ja e-kirju kasutatakse ainult mustandi jaoks, neid ei salvestata ega kopeerita kuhugi.
Neli sammu sisendist kuni kirjeni süsteemis – inimese kinnitusega seal, kus on risk.
Päeva lõpus võtab Power Automate’i voog Microsoft Graphi kaudu töötaja Outlooki kalendrikirjed, saadetud e-kirjade teemad ja adressaadid ning Teamsi kohtumised, Jirast või Asanast aga sel päeval suletud või kommenteeritud ülesanded. Sisu kasutatakse ainult kliendi ja projekti määramiseks, mitte säilitamiseks.
AI rühmitab tegevuse kliendi ja projekti järgi teie Clockify või Harvesti projektide nimekirja põhjal, hindab kestused kalendri ja e-kirjade ajastuse järgi ning kirjutab lühikese kirjelduse. Tegevuse, mida ta määrata ei oska, märgib ta töötajale küsimusena, selle asemel et see üldtöö alla lasta.
Töötaja parandab ja kinnitab mustandi Teamsis ning kirjed ilmuvad API kaudu Clockifysse või Harvestisse. Kuu lõpus vaatab projektijuht kliendi tunnid üle ja raamatupidaja väljastab arve. Tarnijate arved jõuavad Directosse, SimplBooksi või Standard Booksi alles pärast seda, kui raamatupidaja kogumi kinnitab.
Tegevus, millel pole selget klienti, ja uute tarnijate arved lähevad eraldi nimekirja, kus inimene need käsitsi seostab, ning lahendus jätab selle seose meelde. Jälgime, kui palju töötajad Clockifys mustandit muudavad, ja häälestame seostamise reegleid nii, et kinnitamine jääb minutiasjaks.
Ligipääs Outlooki kalendrile, e-kirjade metaandmetele, Teamsile ning Jira või Asana ülesannetele ainult niivõrd, kuivõrd mustand seda nõuab, kokkulepitud õiguste nimekirja ja logiga.
Igapäevane sõnum töötajale Teamsis päeva kirjetega Clockify või Harvesti projektide kaupa, kinnitamise ja parandamisega ühes kohas.
Kinnitatud tundide Clockifyst ja saabunud arvete projektipõhine kokkuvõte SharePointis või Power BI-s, mille põhjal projektijuht näeb tasuvust ja raamatupidaja väljastab arveid.
Outlookis saabunud tarnijate arvete tuvastamine, seostamine projektide ja kululiikidega, kogumi kinnitamine ning import Directosse, SimplBooksi või Standard Booksi.
Power Automate + Microsoft Graph + Jira või Asana ülesanded + Clockify või Harvesti integratsioon + Directo, SimplBooksi või Standard Booksi import. Integratsiooni viisi valime iga süsteemi jaoks pärast teie pakettide kontrolli. Selle teenuse ja selle piirangute kohta loe lähemalt teenuse lehelt.
Ei. See kasutab Outlooki kalendrikirjeid, e-kirjade teemasid ja adressaate, Teamsi kohtumisi ning Jira ülesandeid ainult selleks, et pakkuda, millisele kliendile aega seostada. E-kirjade sisu ei salvestata, ekraane ei jälgita ja kuni kinnitamiseni näeb mustandit ainult töötaja. Õiguste nimekirja lepime kokku ja dokumenteerime enne käivitamist.
Jah. Clockifyl ja Harvestil on avalikud API-d, mille kaudu kinnitatud kirjed jõuavad õige projekti alla. Jira ja Asana ülesandeid loeme nende API-de või ekspordi kaudu. Directosse impordime impordifaili või API kaudu, SimplBooksi ja Standard Booksi nende impordivormingute kaudu. Integratsiooni viisi valime pärast projekti alguses tehtavat kontrolli ning kui teie ERP töötab meie ERP-majutuses, on integratsioon lihtsam.
Ei. Arved tuvastatakse ja seotakse projektidega, kuid Directosse, SimplBooksi või Standard Booksi imporditakse ainult raamatupidaja kinnitatud kogum. Raamatupidaja näeb iga dokumenti koos seosega ja saab seda parandada, parandused logitakse.
Pärast kliendikohtumist peab kliendihaldur HubSpotis või Pipedrive’is kirja panema, mis kokku lepiti, kuid teeb seda tavaliselt õhtul mälu järgi…
Kõik jõuab Outlooki ühisesse info-postkasti ja veebivormi: hinnaküsimused, dokumenditaotlused, kaebused ja tõsised päringud.
Pakkumine või leping koostatakse viimase Wordi dokumendi kopeerimise ja andmete muutmisega ning nime- või summaviga märgatakse alles kliendi juures.
Korrad on SharePointis, reeglid Bitrix24-s või e-kirjades ning varasemate projektide materjalid Jiras ja kolleegide peades, mistõttu töötajad…
Seda teenust osutavad spetsialistid, kellel on kehtivad rahvusvahelised sertifikaadid. Nende oskusi kinnitavad sõltumatud organisatsioonid, mitte meie.
AI-süsteemid juurutatakse kaitsega andmeleke ja mudeli väärkasutuse vastu.
AI turvaprogrammi ja selle kontrolle juhitakse ISACA metoodika järgi.
AI riske tuvastatakse ja hallatakse nagu iga teist IT-riski.
Vastame 1 tööpäeva jooksul
