Pärast 10. kuupäeva kirjutavad raamatupidajad klientidele puuduvatest arvetest, pangaväljavõtetest ja kuluaruannetest. Agent saadab meeldetuletused Outlookist lõpetamise kalendri järgi, paigutab dokumendid SharePointi kliendikaustadesse, kontrollib neid KMD andmete vastu ja annab raamatupidajale lünkade nimekirja.
Vastab ISO 27001NIS2 DORA
Raamatupidamisbüroo kuu lõpetamine algab sellest, mis on puudu. Raamatupidaja avab kliendi kausta SharePointis või oma Outlooki postkasti ja üritab aru saada, mida pole: tarnija arve, mis ilmub KMD andmetes, kuid mille originaal pole kunagi saabunud, viimase nädala pangaväljavõte, juhi kuluaruanne koos tšekkidega. Seejärel kirjutab ta kliendile kirja, kolm päeva hiljem teise ja klient saadab kõik ühe kirjaga, mille kahekümne manuse seast tuleb dokumendid sorteerida. Kümne kliendiga saab hakkama, saja puhul mitte: meeldetuletused lähevad hilja, käibemaksudeklaratsioon esitatakse viimasel päeval ning osa arveid ilmub pärast tähtaega ja lõpeb parandusdeklaratsioonina.
Agent võtab meeldetuletamise üle. Büroo kuu lõpetamise kalender ja iga kliendi oodatavate dokumentide nimekiri on kirjeldatud SharePointis. Selle järgi saadab agent kliendile raamatupidaja Outlookist kirja konkreetse nimekirjaga: millised arved puuduvad, mis perioodi väljavõtet vaja on, kelle kuluaruanne pole saabunud. Arvete nimekirja koostab ta mitte mälu põhjal, vaid võrreldes seda, mida tarnijad on kliendi kohta e-arvete ja KMD andmetes deklareerinud, sellega, mis on juba kliendi kaustas ning Directos või Standard Booksis. Agent loeb saabuvad failid, sorteerib need dokumendi liigi ja perioodi järgi kliendi SharePointi kaustadesse, nimetab need ümber büroo reeglite järgi ja märgib, mis on saabunud. Ülejäänud lüngad jõuavad Teamsis raamatupidaja nimekirja koos iga kliendi staatuse ja järgmise meeldetuletuse kuupäevaga. Pearaamatupidaja kinnitab meeldetuletuste sõnastuse ja sageduse, kliendikirjad lähevad ainult kinnitatud mallist ning agent ei vasta maksuküsimustele, vaid annab need raamatupidajale. Ehitame agendi Copilot Studios teie Microsoft 365 keskkonda ning kirjade ja manuste sisu, mis sisaldab klientide finantsandmeid, töötleb mudel MDP CLOUDi privaatses GPU-pilves Leedus (EL), ilma teie andmetel treenimiseta ja GDPR-iga kooskõlas oleva logiga.
Neli sammu sisendist kuni kirjeni süsteemis – inimese kinnitusega seal, kus on risk.
Kirjeldame koos pearaamatupidajaga SharePointis büroo lõpetamise kalendri: millal on arveid vaja käibemaksudeklaratsiooniks, millal väljavõtteid ja kuluaruandeid ning millised dokumendid millistele klientidele kehtivad. Iga klient saab kontaktisiku ja meeldetuletuse malli.
Agent võrdleb tarnijate KMD ja e-arvete andmetes deklareeritud arveid kliendi SharePointi kausta ning Directo või Standard Booksi kannetega ja koostab puuduvate arvete nimekirja. Kalendri järgi saadab ta kliendile raamatupidaja Outlookist kinnitatud malli alusel kirja selle konkreetse nimekirjaga ning märgib, millal uuesti meelde tuletada.
Agent loeb saabuvad manused, sorteerib need dokumendi liigi ja perioodi järgi kliendi SharePointi kaustadesse ning märgib nimekirjas saabunuks. Teamsis näeb raamatupidaja iga kliendi staatust: mis on saabunud, mis on veel puudu ja millal saadeti viimane meeldetuletus, ning otsustab ise, mida hilinevate klientidega teha.
Kui klient vastab maksuküsimusega, saadab faili, mida ei saa lugeda, või ei vasta pärast kahte meeldetuletust, annab agent olukorra raamatupidajale ega kirjuta ise edasi. Igal kuul vaatame logist üle, kui palju dokumente saabus enne tähtaega, ning täpsustame koos pearaamatupidajaga malle ja kalendrit.
Agent töötab teie Microsoft 365 keskkonnas, ühendatuna raamatupidajate Outlooki, SharePointi kliendikaustade ja Teamsiga, vähimate vajalike õigustega.
Puuduvate arvete nimekiri koostatakse, võrreldes KMD ja e-arvete andmeid kliendi kausta ning Directo või Standard Booksi kannetega API või ekspordi kaudu.
Saabunud dokumendid loetakse, nimetatakse ümber ja paigutatakse kliendi kaustadesse liigi ja kuu järgi, järgides büroo reegleid, mis juurutamisel kokku lepime.
Iga meeldetuletus, saabunud fail ja lünkade nimekiri salvestatakse logisse. Raamatupidajate koolitus ja tugi esimesel lõpetamistsüklil kuuluvad juurutuse hulka.
Copilot Studio agent + Outlook, SharePoint, KMD andmed. Valime platvormi ülesande ja selle järgi, kus teie andmed võivad asuda. Loe teenuse ja selle piirangute kohta lähemalt teenuse lehelt.
Meeldetuletused saadetakse ainult pearaamatupidaja kinnitatud mallist ja ainult dokumentide nimekirjaga, ilma maksude või summade selgitusteta. Soovi korral valmistab agent esimesel kuul kirjad ainult ette ja raamatupidaja saadab need Outlookist. Agent ei vasta kliendi küsimustele, vaid annab need raamatupidajale.
MTA e-arvete ja KMD andmetest: tarnijad deklareerivad teie kliendile väljastatud arved ning agent võrdleb seda nimekirja sellega, mis on juba kliendi SharePointi kaustas ning Directos või Standard Booksis. Neile lisanduvad kalendri perioodilised dokumendid, näiteks pangaväljavõtted ja kuluaruanded.
Kirjad ja failid jäävad teie Microsoft 365 keskkonda EL-is ning nende sisu loeb mudel MDP CLOUDi privaatses GPU-pilves Leedus (EL), ilma teie andmetel treenimiseta. Agent kasutab ainult seda ligipääsu MTA andmetele, mis bürool kliendi esindajana juba on, ja logi hoiate teie ise, kooskõlas GDPR-iga.
Kliendid küsivad Outlookis iga päev, kui palju käibemaksu ja tööjõumakse maksta, millal ja kus nende arve on, ning raamatupidaja avab iga kord…
Kliendid saadavad arveid telefonifotode, tarnijate PDF-ide ja edastatud kirjadena ning raamatupidaja sisestab need käsitsi.
Pangaväljavõtted laaditakse alla XML- või CSV-failina ja sobitatakse arvetega käsitsi rida realt, ebaselgeid selgitusi uuritakse kliendilt.
Küsimus käibemaksu mahaarvamise või tulumaksuvabastuse kohta võtab pool tundi MTA selgituste otsimist ning büroo juhised elavad kolleegide mälus.
Seda teenust osutavad spetsialistid, kellel on kehtivad rahvusvahelised sertifikaadid. Nende oskusi kinnitavad sõltumatud organisatsioonid, mitte meie.
AI-süsteemid juurutatakse kaitsega andmeleke ja mudeli väärkasutuse vastu.
AI turvaprogrammi ja selle kontrolle juhitakse ISACA metoodika järgi.
AI riske tuvastatakse ja hallatakse nagu iga teist IT-riski.
Vastame 1 tööpäeva jooksul
