Arvete ja vastavusdeklaratsioonide kontroll

Tootja jaoks tähendab materjalisaadetis lisaks arvele ja saatelehele ka vastavusdokumente: CE deklaratsioon, EN standardi järgi materjalisertifikaat, tootja katseprotokoll. Ostuosakond saab need e-posti teel või saadetisega ja salvestab SharePointi kausta tarnija järgi, ostutellimus asub Business Centralis või Directos ning raamatupidamine sisestab arve samasse ERP-sse eraldi, seostamata seda sertifikaadiga. Kui klient või audiitor palub tõendada, millisest partiist toode tehti ja kas selle sertifikaat kehtis, algab kaustades otsimine. Sagedamini märgatakse aegunud või puuduvat sertifikaati alles siis, kui materjal on juba kasutatud.

Juurutame dokumendituvastuse koos integratsiooniga Business Centrali või Directoga. Arved, saatelehed ja vastavusdokumendid postkastist või skannerist liiguvad ühte voogu. Tuvastus võtab arvetelt välja read, kogused ja hinnad ning deklaratsioonidelt ja sertifikaatidelt materjali tähise, standardi, partii või sulatuse numbri, väljaandmise kuupäeva ja kehtivuse. Seejärel kontrollib lahendus kolme asja: kas arve ja saateleht ühtivad ERP ostutellimusega, kas igal tellimuse real, mis teie reeglite järgi sertifikaati nõuab, see on, ning kas sertifikaat on seotud täpselt selle partiiga ja kehtib. Puuduvad, aegunud või mittevastavad dokumendid märgitakse ostuosakonnale koos konkreetse reaga, et tarnijalt saaks küsida enne, kui materjal tootmisse jõuab. Kooskõlastatud dokumendid valmistatakse ette ERP-s ostuarve kandena staatusega „kinnitamise ootel“ ning sertifikaadid on SharePointi teegis partiiga seotud, ja raamatupidaja kinnitab. Ilma kinnituseta ei jõua miski raamatupidamisse. Dokumente töödeldakse MDP CLOUD pilves Leedus (EL) või teie Microsoft 365 keskkonnas ning iga partii dokumendikomplekt on auditi jaoks logis nähtav.