DKV ja Eurowagi aruanded ning teemaksu-, praami- ja alltöövõtjate arved saabuvad Outlookist ja portaalidest ning raamatupidaja sisestab need Directosse ükshaaval. AI jagab iga arve ridadeks, määrab need veokile ja CargoWise’i reisile ning valmistab ette importimiseks Directosse. Raamatupidaja kinnitab partii.
Vastab ISO 27001NIS2 DORA
Transpordiettevõtte raamatupidamine saab igal kuul sadu kuludokumente: DKV ja Eurowagi aruanded kümnete ridadega veoki kohta (kütus, AdBlue, teemaksud mitmes riigis, praamid ja tunnelid) ning alltöövõtjate arved üksikute reiside eest. Need saabuvad Outlooki PDF-idena ja tarnijate portaalidest, kuhu tuleb sisse logida ja need alla laadida. Raamatupidaja sisestab iga ühe Directosse ning määrab veokile, reisile ja kulukategooriale. Vead tulevad välja siis, kui reisi kulu CargoWise’is ei vasta juhtkonna ootusele ja keegi peab leidma, kus midagi on valesse kohta määratud.
Lahendus kogub arved ajakava järgi kokkulepitud Outlooki postkastidest ning DKV ja Eurowagi portaalidest. Iga dokument jagatakse ridadeks: tarnija, number, kuupäev, asukoht, kogus, summa, käibemaks. Registreerimismärgi, kaardi numbri, kuupäeva ja asukoha järgi määratakse read veokile ja CargoWise’i reisile ning tarnija ja kauba liigi järgi kulukategooriale teie Directo kontoplaanis. Valmis partii näidatakse raamatupidajale tabelina: ta näeb dokumenti, tuvastatud välju ja määramist, parandab vajaliku ning kinnitab kogu partii, mitte ühe arve kaupa. Kinnitatud partii imporditakse Directosse ning reisi kulud tagastatakse CargoWise’i kulude veergu. Ehitame selle Power Automate’i voogudega teie Microsoft 365 keskkonnas, dokumentide tuvastamiseks kasutame AI Builderit või Azure AI Document Intelligence’i EL-i regioonis, Directoga ühendume impordifaili või API kaudu ning CargoWise’iga API, failiekspordi või e-posti voo kaudu, olenevalt versioonist. Kui teie ERP töötab meie ERP-majutuses, on integratsioon lihtsam, kuid lahendus töötab ka Standard Booksi või muu raamatupidamissüsteemiga.
Neli sammu sisendist kuni kirjeni süsteemis – inimese kinnitusega seal, kus on risk.
Power Automate’i voogud korjavad arved kokkulepitud Outlooki postkastidest ning laadivad ajakava järgi alla aruanded DKV ja Eurowagi portaalidest ning teemaksuoperaatoritelt. Iga dokument logitakse allika ja saabumisajaga, et miski ei kaoks.
Dokument jagatakse ridadeks: kuupäev, asukoht, kogus, summa, käibemaks. Registreerimismärgi või kaardi numbri ja kuupäeva järgi seotakse iga rida veoki ja CargoWise’i reisiga ning tarnija ja kauba liigi järgi kulukategooriaga teie Directo kontoplaanis. Ebaselged määramised märgitakse.
Raamatupidaja näeb partiid: iga arve koos tuvastatud väljade ja määramisega, märgitud kahtlused ja dokumendiga kooskõlastatud summad. Ta parandab vajaliku ja kinnitab. Alles pärast kinnitust imporditakse andmed Directosse ja uuendatakse reisi kulu CargoWise’is.
Uue tarnija või ebatavalises formaadis arved lähevad eraldi nimekirja, kus raamatupidaja määrab need käsitsi, ja me lisame malli. Igal kuul vaatame üle parandusi Directos ning kohandame määramise reegleid, et käsitsitööd jääks vähem.
Outlooki postkastid ning DKV, Eurowagi ja teemaksuportaalid ühendatud üheks dokumendivooks logipäevikuga teie Microsoft 365 keskkonnas.
Veokite, reiside ja kulukategooriate määramise loogika teie Directo kontoplaani ja CargoWise’i reisiandmete põhjal, mida raamatupidaja saab ise täiendada.
Üks aken raamatupidajale dokumentide, tuvastatud väljade, veoki ja CargoWise’i reisi määramise ning kooskõlastatud summadega, kogu partii kinnitamise võimalusega.
Impordifaili koostamine Directo või Standard Booksi nõuete järgi, kulu tagastamine CargoWise’i, jälgimine esimesel kuul ning uute tarnijate mallide lisamine.
Power Automate + dokumendituvastus + DKV ja Eurowagi aruanded + Directo import + CargoWise’i reisiandmed. Integratsiooni viisi Directoga ja CargoWise’iga valime pärast teie versioonide kontrolli. Loe lähemalt selle teenuse ja piirangute kohta teenuse lehelt.
Ei. Directosse imporditakse ainult raamatupidaja kinnitatud partii. Raamatupidaja näeb iga dokumenti ja määramist ning parandused kirjutatakse logisse. See säästab andmesisestuse aega, kuid vastutus raamatupidamiskande eest jääb inimesele.
Jah. Directoga ühendume impordifaili või API kaudu, Standard Booksiga selle impordiformaadi kaudu ning CargoWise’iga API, failiekspordi või e-posti voo kaudu, olenevalt versioonist. Tuvastus ja määramine ei sõltu raamatupidamissüsteemist, muutub vaid impordiformaat, ning integratsiooni viisi valime kontrolli järel projekti alguses.
DKV ja Eurowagi aruanded jagatakse ridadeks ning iga rida seotakse veokiga kaardi või registreerimismärgi numbri järgi ja CargoWise’i reisiga kuupäeva ja asukoha järgi. Kui veokil oli sel päeval mitu reisi, määratakse rida teiega kokkulepitud reegli järgi või märgitakse raamatupidajale.
Tellimused saabuvad Outlooki koos PDF-iga, Trans.eu börsilt ja Transporeonist ning dispetšer sisestab need CargoWise’i käsitsi.
Outlooki, Trans.eu või TimoComi päring ootab, kuni müügiesindaja arvutab vahemaa, leiab CargoWise’ist sarnase reisi ja kirjutab tingimused.
Autojuhid saadavad CMR-i ja deklaratsioonide fotod WhatsAppi või Teamsi kaudu ning logistika kontrollib neid silmaga ja lisab käsitsi CargoWise’i…
Autojuhid helistavad dispetšerile samade küsimustega: kuidas CMR-i täita, mida teha õnnetuse järel, millal on laadimine.
Seda teenust osutavad spetsialistid, kellel on kehtivad rahvusvahelised sertifikaadid. Nende oskusi kinnitavad sõltumatud organisatsioonid, mitte meie.
AI-süsteemid juurutatakse kaitsega andmeleke ja mudeli väärkasutuse vastu.
AI turvaprogrammi ja selle kontrolle juhitakse ISACA metoodika järgi.
AI riske tuvastatakse ja hallatakse nagu iga teist IT-riski.
Vastame 1 tööpäeva jooksul
