„Meil on kõik Microsoft 365-s, nii et varukoopiad teeb Microsoft.“ Kuuleme seda lauset peaaegu igas esimeses vestluses ettevõttega, kes on pilve kolinud. See kõlab loogiliselt: te maksate teenuse eest, teenus töötab ööpäev läbi ja teie andmed asuvad mitmes Microsofti andmekeskuses. Mida veel vaja on?
Tuleb eristada kahte asja: teenuse kättesaadavust ja andmete taastatavust. Esimest Microsoft garanteerib. Teist mitte. See ei ole lepingu peenkirjas peidus olev kitsendus, see on ametlik jagatud vastutuse mudel, mida Microsoft ise oma dokumentatsioonis kirjeldab. Probleem on selles, et ettevõtted saavad sellest teada hetkel, kui on vaja taastada kuus kuud tagasi kustutatud postkasti.
Selles artiklis selgitame, kus lõpeb Microsofti vastutus ja algab teie oma, milliseid säilitusaegu platvorm vaikimisi kasutab ning milline näeb välja päris Microsoft 365 varukoopia.
Mis on jagatud vastutuse mudel
Mudel on lihtne: Microsoft vastutab teenuse töös hoidmise eest ja teie vastutate selle eest, mis teenuses on. See on nagu lao rentimine: omanik vastutab katuse, elektri ja luku eest, aga mitte selle eest, mida te lattu viite ja mida sealt välja viite.
Microsofti poolel on:
- füüsiline taristu: andmekeskused, serverid, võrk;
- platvormi kättesaadavus: Exchange’i, SharePointi, OneDrive’i ja Teamsi töös hoidmine;
- andmete replikatsioon andmekeskuste vahel: kui üks andmekeskus tõrkub, töötab teenus teisest;
- platvormi turvalisus: tagamine, et keegi ei murra sisse Microsofti enda taristusse.
Teie poolel on:
- andmed: e-kirjad, failid, kalendrid, Teamsi vestlused ja nende taastamine;
- kontod ja ligipääs: kes millele ligi pääseb, paroolid, kaksikautentimine;
- inimlik viga: kogemata kustutamine, ülekirjutamine, vale jagamine;
- sisemised ohud: solvunud töötaja, lahkuv kolleeg, kes oma postkasti „koristab“;
- välised ohud: õngitsuskirjad, kompromiteeritud kontod, lunavara, mis jõuab sünkroonimise kaudu OneDrive’i.
Replikatsiooni aetakse sageli segi varukoopiaga. Vahe on põhimõtteline: replikatsioon kopeerib kõik, ka teie vead. Kui töötaja kustutab kausta, kustub see koheselt igas Microsofti andmekeskuses. Kui lunavara krüpteerib OneDrive’i failid, sünkroonitakse krüpteeritud versioonid sama usaldusväärselt.
Mida Microsoft teie eest ei taasta
Mõned olukorrad, millega puutume kokku pidevalt.
Säilitusajast vanemad kustutatud e-kirjad
Kustutatud e-kiri satub kõigepealt kausta Kustutatud kirjad. Kui see sealt kustutatakse, läheb see kausta Recoverable Items, kus seda hoitakse vaikimisi 14 päeva ja administraator võib seda pikendada 30 päevani. Pärast seda on e-kiri jäädavalt kadunud. Raamatupidajale, kes vajab jaanuaris septembrikuist e-kirja koos arve manusega, ei saa Microsofti tugi aidata.
Krüpteeritud OneDrive’i ja SharePointi failid
OneDrive hoiab failide versioone ja sellel on prügikast, kus esemeid hoitakse 93 päeva. See aitab ühe kogemata üle kirjutatud dokumendi puhul. Kui aga lunavara krüpteerib sünkroonimiskliendi kaudu kümneid tuhandeid faile, töötab versioonide taastamine ükshaaval, või isegi massiline tagasipööramine funktsiooniga „Restore your OneDrive“, ainult 30 päeva jooksul ja ainult siis, kui versioonihaldus ei olnud välja lülitatud ega ammendatud.
Endiste töötajate kontod
Kõige sagedasem valus juhtum. Töötaja lahkub, litsents on kallis, administraator eemaldab selle ja kustutab konto. Microsoft hoiab kontot ja kõiki selle andmeid veel 30 päeva. Pärast seda ei midagi. Kolm kuud hiljem selgub, et just selles postkastis oli kirjavahetus olulise tarnijaga või et OneDrive’i kaustas olid projektifailid, mida kellelgi teisel ei olnud.
Teamsi vestlused ja jagatud kanalid
Teamsi vestlused asuvad tegelikult Exchange’is ja SharePointis, kuid nende taastamine standardvahenditega on veel keerulisem kui e-kirjade taastamine. Kustutatud kanalil või tiimil on omad ajapiirangud ja taastamise seisukohast jääb vestluste sisu sageli „hallile alale“.
Säilitusajad ühes kohas
| Mis kustutati | Kui kaua saab seda standardvahenditega veel taastada |
|---|---|
| E-kiri kaustast Kustutatud kirjad | 14 päeva (kuni 30, kui administraator pikendas) |
| Fail OneDrive’i või SharePointi prügikastist | 93 päeva |
| Kustutatud kasutajakonto koos kõigi andmetega | 30 päeva |
| OneDrive’i massiline taastamine pärast krüpteerimist | 30 päeva |
Kõik need ajad kaitsevad kiiresti märgatud vea eest. Ükski neist ei ole varukoopia. Varukoopia tähendab, et andmeid saab taastada aasta hiljem, enne juhtumit olnud seisust, olenemata sellest, kas ja millal keegi probleemi märkas. Microsoft 365 keskkonna säilituspoliitikad võivad aidata õiguslike nõuete täitmisel, kuid need hoiavad andmeid samal platvormil, sama administraatori ligipääsu taga. Kui administraatori konto üle võetakse, saab need välja lülitada.
Milline näeb välja päris Microsoft 365 varukoopia
Kasutame Veeam Backup for Microsoft 365 lahendust. Põhimõte:
- Varundatakse kõik: Exchange’i postkastid, OneDrive, SharePointi saidid ja Teamsi andmed.
- Varukoopiaid hoitakse väljaspool Microsofti platvormi, meie andmekeskuses Leedus (EL) ja soovi korral ka Amazoni andmekeskuses Saksamaal. Microsofti platvormi intsident või kompromiteeritud administraatori konto varukoopiateni ei ulatu.
- Säilitusaja määrate teie: üks aasta, kolm, nii kaua, kui teie äri- või raamatupidamisreeglid nõuavad.
- Taastamine toimub kuni ühe e-kirja, ühe faili, ühe kalendrikirjeni. Ühe manuse leidmiseks ei pea taastama tervet postkasti. Taastada saab samale kontole, teisele kontole või alla laadida failina.
- Endiste töötajate andmed jäävad varukoopiatesse ka pärast konto kustutamist, nii et litsentsi saab kohe eemaldada, mitte hoida seda „igaks juhuks“.
Kirjeldame seda põhjalikumalt teenuse lehel Microsoft 365 varukoopia. Pange tähele, et varukoopia lahendab taastamise küsimuse, mitte ligipääsu küsimuse: kompromiteeritud konto, mis saadab teie klientidele õngitsuskirju, on teine probleem, mida lahendavad Microsoft 365 turvalisuse meetmed, nagu kaksikautentimine, tingimuslik ligipääs (Conditional Access) ja hoiatused kahtlaste sisselogimiste kohta.
Mida ütlevad sellest NIS2 ja DORA
Kui teie ettevõte kuulub NIS2 (Eestis küberturvalisuse seadus) või DORA kohaldamisalasse, muutub küsimus „kes vastutab Microsoft 365 andmete eest“ tehnilisest küsimusest vastavuse küsimuseks. Mõlemad raamistikud käsitlevad teenusepakkujaid riskina, mida tuleb hallata, mitte edasi anda. „Andmed on Microsoftil, seega on need turvalised“ ei ole audiitori jaoks vastus. Vastuseks on dokumenteeritud varundamise poliitika, säilitusajad, taastamiskatsete protokollid ja selgelt nimetatud vastutav isik.
Kust alustada
- Kontrollige, mitu päeva teie Exchange kustutatud kirju hoiab, ja pikendage aega 30 päevani. See ei maksa midagi ja annab aega juurde.
- Koostage nimekiri töötajatest, kes lahkusid viimase kuu jooksul ja kelle kontod kustutati, ning selgitage, kas kellelgi on nende andmeid veel vaja. Kui jah, taastage need nüüd, kuni see on veel võimalik.
- Otsustage, kui kaua teie ettevõte peab e-kirju ja faile säilitama. Vastuse dikteerivad tavaliselt raamatupidamine ja lepingud, mitte IT.
- Juurutage eraldi varukoopialahendus väljaspool Microsofti platvormi ja taastage vähemalt üks e-kiri ja üks OneDrive’i kaust, et protseduur oleks järele proovitud.
- Kui soovite, et teeme selle teie eest, kirjutage meile kontaktivormi kaudu. Esimene Microsoft 365 varukoopia hakkab tavaliselt tööle samal päeval, kui oleme ligipääsu saanud.
