Paljudes ettevõtetes töötab ERP- või raamatupidamissüsteem, olgu see Directo, Standard Books, Business Central või mõni muu pakett, ikka veel serveril kontori nurgas või, veel sagedamini, pearaamatupidaja arvutis, millega kõik teised ühenduvad. See töötab seni, kuni lõpetab töötamise. Probleemid algavad siis, kui inimesed peavad töötama kodust, kui arvuti läheb kuu lõpu sulgemise päeval katki või kui audiitor küsib, kus on varukoopiad ja kes on neid testinud.
Pilve kolimine lahendab need probleemid, kuid ainult siis, kui seda tehakse läbimõeldult. Raamatupidamine ei ole veebileht: seal on ettevõtte rahandus, töötajate andmed ja klientide lepingud. Halvasti valitud teenusepakkuja või määratlemata vastutus tähendab, et probleemid kolivad lihtsalt mujale, koos väiksema kontrolliga.
Allpool on seitse küsimust, mida soovitame esitada igale pakkujale, kes pakub teie ERP- või raamatupidamissüsteemi pilves majutamist. Vastused tasub saada kirjalikult.
1. Kus minu raamatupidamisandmed füüsiliselt asuvad?
Esimene ja kõige olulisem küsimus. „Pilves“ ei ole vastus: pilv on kellegi server konkreetses hoones konkreetses riigis. Teadma peab riiki, andmekeskuse operaatorit ja seda, kas andmeid võib teie nõusolekuta teise riiki viia.
Raamatupidamisandmete puhul on see oluline mitmel põhjusel: raamatupidamis- ja maksuseadused nõuavad enamikus riikides, et dokumendid jääksid aastateks maksuhaldurile (Eestis Maksu- ja Tolliametile) kättesaadavaks, GDPR piirab isikuandmete edastamist väljapoole EL-i ning teatud sektorite ettevõtetele (finants, energeetika, tervishoid) kehtivad DORA ja NIS2 lisanõuded.
Meie ERP-majutuses hoitakse põhiandmeid andmekeskuses Leedus (EL). See tähendab väikest viivitust teie raamatupidajatele ja selget vastust teie audiitorile.
2. Kuidas varukoopiaid tehakse ja kus neid hoitakse?
Teisel küsimusel on kolm osa: kui sageli, kui kaua hoitakse ja kus. Õige vastus hõlmab rohkem kui ühte asukohta. Koopia samal serveril ei ole varukoopia. Koopia samas andmekeskuses kaitseb serveri tõrke eest, kuid mitte tulekahju ega pika elektrikatkestuse eest.
Meie ERP-majutuses tehakse varukoopiad iga päev ja hoitakse kahes kohas: meie andmekeskuses Leedus ja Amazoni (AWS) andmekeskuses Saksamaal. Teine koopia on teises riigis, kuid ikkagi Euroopa Liidus, seega ei ole see GDPR-i alusel edastamine kolmandasse riiki. Küsige ka, kas varukoopiad on kaitstud serverist kustutamise eest: lunavara üritab kõigepealt varukoopiad hävitada ja alles siis andmed krüpteerida.
Ja veel üks: millal taastas pakkuja viimati tegelikult teie ERP andmebaasi varukoopiast? Kui vastus on ebaselge, tuleks varukoopiate testimine lepingusse kirjutada.
3. Kuidas süsteemi ligipääs on kaitstud?
Kui raamatupidamine on pilves, pääseb sellele ligi igalt poolt. See on korraga mugavus ja risk. Ainult parool, olgu see kui keeruline tahes, ei piisa: paroole lekitatakse, arvatakse ära ja õngitsetakse.
Miinimumstandard, mida ise nõuame: VPN-tunnel serverini ja kaksikautentimine (2FA) igal sisselogimisel. Meie ERP-majutuses on mõlemad hinna sees, mitte lisateenusena. Kontrollige ka, kas sisselogimisi logitakse, kas lahkunud töötaja ligipääsu saab minuti jooksul sulgeda ja raamatupidamisbüroo puhul, kas klientide andmeid saab üksteisest eraldada.
4. Kes uuendab ERP-d ja selle all olevat serverit?
ERP-tarnijad annavad regulaarselt välja uuendusi, millest mõned on seotud maksu- ja aruandevormide muutustega, mida ei saa vahele jätta. Keegi peab nende paigaldamise eest vastutama: pakkuja, teie ERP edasimüüja või teie ise. See tuleb selgelt kirja panna.
Eraldi küsimus on server, millel ERP töötab. Operatsioonisüsteemi turvauuendused, andmebaasi hooldus ja kaitse pahavara vastu kuuluvad hallatud serveri juurde. Meie serverites töötab tsentraalselt hallatav Bitdefender GravityZone ning uuendused paigaldatakse väljaspool tööaega pärast hetktõmmise (snapshot) tegemist. Kui midagi läheb valesti, pöördume mõne minutiga eelmisse seisu tagasi.
Küsige vastutustabelit, kus iga tegevus on määratud ühele poolele. Kirjeldasime, kuidas see välja näeb, oma artiklis hallatud serverite kohta.
5. Mis on teenusetase ja mis juhtub, kui midagi katki läheb?
Raamatupidamise puhul on seisakul selge hind: arved on välja andmata, maksed tegemata, maksudeklaratsioonid hilinenud. SLA peaks vastama kolmele küsimusele: kui kiiresti pakkuja reageerima hakkab, kui kiiresti teenus taastatakse ja kui palju andmeid võib halvimal juhul kaduda.
Eraldage reageerimisaeg lahendusajast ning kontrollige, kas SLA kehtib kuu lõpus ja enne esitamistähtaegu, kui raamatupidamist on kõige rohkem vaja. Meie kasutajatugi reageerib alates 30 minutist ja avaldame täieliku teenusetaseme kirjelduse, et saaksite võrrelda enne, kui meiega räägite.
6. Kuidas kolimine käib ja kas tuleb seisak?
Hästi planeeritud ERP kolimine toimub ilma tööpäeva kaotamata. Tüüpiline protsess meie praktikas:
- Olemasoleva süsteemi audit: versioon, andmebaasi suurus, integratsioonid (pangad, e-arved, laoseadmed, kassaterminalid), kasutajate arv.
- Pilveserveri ettevalmistamine ja täieliku koopia üleviimine. Kasutajad töötavad vahepeal tavapäraselt.
- Proovisisselogimised mitmest töökohast ja integratsioonide kontroll testkeskkonnas.
- Lõplik ümberlülitamine õhtul või nädalavahetusel: üle kantakse ainult esimesest koopiast alates tekkinud erinevus, mis võtab tunde, mitte päevi.
- Esimene tööpäev, kus insener on valmis sekkuma.
Küsige pakkujalt, mitu kolimist ta on teinud, kuidas ta integratsioonidega toime tuleb ja mida ta teeb, kui pärast ümberlülitamist ilmneb probleem. Õige vastus viimasele küsimusele on „läheme tagasi vana serveri juurde, mis jääb vähemalt veel kuu aega puutumata“.
7. Kuidas ma tagasi lähen või teise pakkuja juurde kolin?
Küsimus, mida esitatakse harva, kuid mis eristab usaldusväärset pakkujat lõksust. Teie raamatupidamisandmed on teie omad. Peate saama igal ajal kätte täieliku ERP andmebaasi ja serveri tõmmise, vormingus, mida saab mujal käivitada, kindla aja jooksul ja ilma lahkumistasuta.
Kontrollige lepingust: andmete tagastamise tähtaega, vormingut, kui kaua pakkuja hoiab andmeid pärast lepingu lõppu ja kuidas ta nende hävitamist kinnitab. Muide, see on ka ISO 27001 ja DORA nõue: ettevõttel peab olema väljumisstrateegia igalt kriitiliselt teenusepakkujalt.
Vastavusnõuded raamatupidamisele
Kui teie ettevõte kuulub DORA (finantssektor ja selle IT-teenusepakkujad) või NIS2 (energeetika, transport, tervishoid, digitaristu ja muud olulised sektorid) kohaldamisalasse, on raamatupidamissüsteem kriitiline süsteem ja selle pakkuja kolmas osapool, keda peate hindama ja dokumenteerima. See tähendab, et vastused ülaltoodud seitsmele küsimusele peavad olema mitte vestluses, vaid lepingus ja selle lisades.
Töötame ISO 27001 nõuete järgi ja valmistame oma teenused ette nii, et neid saab esitada DORA või NIS2 auditile: vastutusmaatriksi, SLA ning varukoopiate ja ligipääsu dokumentatsiooniga.
Kust alustada
- Koostage nimekiri, kes teie ERP-ga täna ühendub, kust ja millised integratsioonid töötavad. See on kolimise aluseks.
- Kontrollige, millal keegi viimati ERP andmeid varukoopiast taastas. Kui te ei mäleta, tehke seda sel nädalal, enne kolimist.
- Saatke seitse küsimust pakkujatele ja paluge vastused kirjalikult.
- Planeerige kolimine kuu lõpu sulgemisest ja esitamistähtaegadest eemale.
- Kui soovite näha, kuidas meie neile küsimustele vastame, alustage ERP-majutuse kirjeldusest või võtke meiega ühendust ning koostame teie praeguse süsteemi põhjal kolimiskava.
