Microsoft 365 arve on tavaliselt üks suurimaid IT-kulu ridu ettevõttes ja keegi ei vaata seda tõsiselt üle. Litsentsid osteti mitu aastat tagasi, kui ettevõte oli teises mõõtmes, mõned töötajad on vahepeal lahkunud, mõned vahetanud ametit ja pakett jäi samaks. Finantsjuht näeb ainult kogusummat ning IT eest vastutaja näeb ainult seda, et „kõik töötab“.
Meie kogemuse põhjal leiame uue kliendi Microsoft 365 keskkonda üle vaadates peaaegu alati vähemalt mõned litsentsid, mille eest makstakse asjata: mitteaktiivsed kontod, pakett, mis on liiga kallis inimesele, kes vajab ainult e-posti, või vastupidi, ettevõte, mis maksab odava paketi ja eraldi kolmandate osapoolte turvavahendite eest, mida Business Premium juba sisaldab.
Selles artiklis selgitame, kuidas paketid erinevad, kes tegelikult mida vajab ja kuidas litsentsimist korraldada nii, et see sobiks ettevõttele, mitte vastupidi. Hindu me siin ei too. Need muutuvad, põhimõtted jäävad.
Kuidas Business paketid erinevad
Business paketid on mõeldud kuni 300 kasutajaga ettevõtetele. Neid on kolm ja erinevus nende vahel ei ole ainult „rohkem funktsioone“.
- Business Basic: ainult pilveteenused. Exchange’i e-post, Teams, OneDrive, SharePoint ja Office’i rakendused brauseris. Töölaua Wordi ega Exceli paigaldust ei ole.
- Business Standard: kõik, mis Basicus, ning lisaks täisväärtuslikud Office’i rakendused arvutisse ja mobiili. See on kontoritöötajate seas kõige levinum pakett.
- Business Premium: kõik, mis Standardis, ning lisaks turvalisuse ja halduse kiht: Intune’i seadmehaldus, Defender for Business, Entra ID P1 koos tingimusliku ligipääsuga (Conditional Access) ja Microsoft Purview infokaitse.
Praktiline vahe: kui töötaja loeb ainult e-kirju ja osaleb Teamsi koosolekutel, piisab Basicust. Kui ta töötab iga päev Excelis või Wordis, vajab ta Standardit. Ja kui soovite, et ettevõtte arvuteid ja telefone hallataks tsentraalselt, e-posti ligipääs sõltuks seadme seisukorrast ja asukohast ning kadunud telefonist saaks andmeid eemalt kustutada, on see Premium. Paljud ettevõtted katavad turvanõuded eraldi toodete ostmisega, kuigi Premium sisaldab neid juba.
Millal on vaja Enterprise pakette
E3 ja E5 on mõeldud ettevõtetele, kes ületavad 300 kasutaja piiri, või neile, kes vajavad funktsioone, mida Business paketid ei sisalda.
E3 annab selle, mis Business Standardis, ning lisaks suuremad postkastid, piiramatu arhiivi, Windows Enterprise’i, Intune’i ja laiemad Microsoft Purview võimalused. E5 lisab täieliku Defenderi komplekti (identiteedi, e-posti, lõppseadmete ja pilve kaitse), Entra ID P2 koos privilegeeritud ligipääsu haldusega, Teams Phone’i ja Power BI Pro.
Sage viga on see, et väiksem ettevõte ostab E3 „turvalisuse pärast“, kuigi Business Premium annaks sarnase turvataseme ja mõnes osas rohkemgi. Teine viga on E5 kõigile, kuigi E5 funktsioone vajavad tegelikult ainult IT ja finants.
Kes tegelikult mida vajab
Ostmise asemel ühte paketti kõigile jagage töötajad tehtava töö liigi järgi rühmadesse. See on lihtne tabel, mida tasub osakonnajuhtidega koos täita.
| Töötaja tüüp | Mida vajab | Sobiv pakett |
|---|---|---|
| Tootmine, ladu, klienditeenindus | E-post, Teams, vahetuste graafikud | Business Basic või F3 |
| Kontoritöötaja | E-post, Office’i rakendused, failid | Business Standard |
| Tundlike andmetega või kaugtöötav töötaja | Sama pluss seadmehaldus ja turvalisus | Business Premium |
| Finants, juhtkond, IT-administraatorid | Täiustatud kaitse, privilegeeritud ligipääs | E5 või Premium lisadega |
| Jagatud postkastid, konverentsiruumid | Ainult postkast | Tasuta jagatud postkast, litsentsi pole vaja |
Viimane rida on oluline: info@, arved@, muuk@ ja sarnased postkastid võivad olla jagatud postkastid ega vaja litsentsi, kui nad jäävad alla 50 GB ja neile pääsetakse ligi litsentsitud kasutaja kaudu. Meie kogemuse põhjal on see üks levinumaid ülemaksmise allikaid: jagatud postkastid on loodud täieõiguslike kasutajatena.
Kasutamata litsentsid ja endiste töötajate kontod
Microsoft 365 halduskeskuses on aruanne aktiivsete kasutajate kohta viimase 30, 90 ja 180 päeva jooksul. Seda tasub avada vähemalt kord kvartalis. Konto, mis ei ole 90 päeva jooksul e-posti, Teamsi ega OneDrive’i sisse loginud, on peaaegu alati kas endine töötaja või tehniline konto, mis litsentsi ei vaja.
Endised töötajad on eraldi probleem. Õige protsess on selline: konto blokeeritakse, postkast muudetakse jagatud postkastiks (et juht või kolleeg näeks ajalugu), OneDrive’i failid antakse üle juhile ning litsents eemaldatakse ja määratakse uuele töötajale. Vale protsess on jätta konto litsentsiga aktiivseks, „et e-kirjad ei kaoks“, ja teha seda kuude kaupa. Lisaks asjatule kulule on see ka turvaauk: endine töötaja saab ikka veel sisse logida.
See protsess peaks olema personali ja IT kokkulepe, mitte juhus. Kui haldame teie Microsoft 365 keskkonda, on lahkumisprotseduur Microsoft 365 halduse teenuse standardne osa ja see tehakse ära samal päeval.
Segalitsentsimine on normaalne, mitte erand
On arvamus, et kõigil ettevõtte kasutajatel peab olema sama pakett. Ei pea. Üks keskkond võib ühendada Business Basicu, Standardi, Premiumi ja isegi Enterprise’i pakette ning üksikuid lisasid. Ainus piirang on see, et Business pakette ei tohi olla üle 300 koha.
Praktiline näide tootmisettevõttest: 40 kontoritöötajat Business Standardis, 12 juhti ja finantstöötajat Business Premiumis ning 120 tootmistöötajat F3 paketis vahetuste graafikute ja Teamsi sisekommunikatsiooni jaoks. Ühe paketi asemel kõigile maksab ettevõte selle eest, mida iga rühm kasutab.
Lisad on samuti väärtuslikud: Entra ID P1 või Defender for Office 365 saab lisada Standardi paketile ainult neile kasutajatele, kes neid vajavad, selle asemel et kõiki Premiumile viia. Piir on siiski olemas. Kui lisasid koguneb mitu, muutub Premium sageli lihtsamaks ja odavamaks variandiks. Seda tuleb arvutada iga juhtumi puhul eraldi.
Iga-aastane ülevaatus: mida kontrollida
Litsentse ostetakse aastaste lepingutega, seega on loomulik ülevaatuse aeg kaks kuud enne pikendamist. Siis saab veel koguseid vähendada ja pakette vahetada ilma lisakohustusteta. Ülevaatuse käigus kontrollime:
- 90 päeva mitteaktiivseid kontosid ja nende litsentse.
- Täieõiguslikke kasutajaid, mis on tegelikult jagatud postkastid või konverentsiruumid.
- Standardi või Premiumi kasutajaid, kes ei ole kvartali jooksul Office’i rakendusi avanud.
- Kolmandate osapoolte turva- ja seadmehaldusvahendeid, mille funktsioone Premium juba sisaldab.
- Töötajaid, kelle ametikoht on muutunud ja kes vajavad oma paketist rohkem või vähem.
- Keskkonna turvaseisu. Litsentside eest ülemaksmine ja samal ajal selle sisse lülitamata jätmine, mille eest makstakse, on kõige sagedasem kombinatsioon.
Viimane punkt on eraldi teema, kuid väärib mainimist: Business Premiumi keskkond, kus tingimusliku ligipääsu ja Intune’i poliitikad ei ole sisse lülitatud, on Standardi keskkond Premiumi hinnaga. Kirjutame sellest Microsoft 365 turvalisuse teenuse kirjelduses.
Kust alustada
Litsentsimise korda tegemine ei vaja suurt projekti. Piisab mõnest sammust, mille saab ühe nädalaga valmis.
- Laadige halduskeskusest alla aktiivsete kasutajate ja määratud litsentside aruanne ning võrrelge seda personalinimekirjaga. Lahknevused on ilmselged.
- Jagage töötajad töö liigi järgi 3–4 rühma ja määrake igaühele pakett vajaduse, mitte harjumuse põhjal.
- Muutke jagatud postkastid ja ruumid litsentsita jagatud objektideks.
- Leppige personaliga kokku lahkumisprotseduur: kes blokeerib konto, millal ja kuidas ning kes litsentsi vabastab.
- Pange ülevaatus kalendrisse kaks kuud enne lepingu pikendamist.
Kui soovite, et teeme selle töö ära, on Microsoft 365 litsentside ülevaatus koostöö esimene samm: loeme kokku, mis teil on, mida kasutate ja mida saab muuta, ning võtame seejärel litsentsid ja nende haldamise üle jooksva teenusena.
