Microsoft 365 Copilot saab sisse lülitada mõne minutiga: ostate litsentsid, määrate need kasutajatele ning Wordi, Outlooki ja Teamsi ilmub uus nupp. Just seetõttu on see riskantne. Tehniline osa on kõige lihtsam, kuid kõik, mis otsustab, kas Copilot on kasulik või tekitab probleeme, tuleb teha enne seda.
Kõige sagedasem stsenaarium, mida näeme: ettevõte lülitab Copiloti sisse mõnele juhile, üks neist palub sel „võtta kokku, mida me töötajate palkade kohta teame“ ja saab üksikasjaliku vastuse Exceli failist, mille personalijuht laadis kolm aastat tagasi üles kogu ettevõttele avatud SharePointi jagatud kogusse. Copilot ei rikkunud midagi. Fail oli juurdepääsetav. Lihtsalt keegi ei teadnud varem, kust seda otsida.
Selles artiklis kirjeldame, mida enne sisselülitamist ette valmistada: ligipääsude korrastamine, andmete märgistamine, pilootrühm ja stsenaariumid, mille abil väärtust mõõta. See ei ole pikk projekt, kuid seda ei saa vahele jätta.
Copilot näeb seda, mida kasutaja näeb
Põhimõte, millest tuleb aru saada: Copilotil ei ole omaenda andmeligipääsu. Ta tegutseb kasutaja nimel ja kasutab Microsoft Graphi, et leida e-kirju, faile, vestlusi ja koosolekuid, millele kasutajal on õigused. Kui töötaja saab faili avada, saab Copilot sellele viidata. Kui ei saa, siis Copilot seda ei näe.
Sellest tuleneb kaks järeldust. Esiteks, Copilot ei loo uusi turvaauke, vaid toob olemasolevad nähtavale. Teiseks, õiguste laialivalgumine, mis elas aastaid märkamatult, sest keegi ei teadnud, kust otsida, muutub Copiloti sisselülitamise järel nähtavaks ühe küsimusega. Otsing, mis varem oli kohmakas, on nüüd vestlus loomulikus keeles.
Seega ei ole esimene töö Copilot, vaid ligipääsuaudit: kellel on millele ligipääs ja kas peaks olema.
Ligipääsude korrastamine SharePointis ja OneDrive’is
Meie kogemuse põhjal koguneb SharePointi ligipääsuprobleeme aastate jooksul mitmest allikast: „ajutiselt“ loodud saidid, millele on ligipääs kõigil; Teamsi tiimid, mille liikmeskonda ei uuendatud, kui inimesed ametit vahetasid; failid, mida on jagatud lingiga „kõik organisatsioonis“; OneDrive’i kaustad, mille lahkuv töötaja andis kolleegile koos kogu sisuga.
Mida enne Copiloti sisselülitamist kontrollida:
- SharePointi saidid, millele pääseb ligi grupp „Everyone“ või „Everyone except external users“. Need on esimesed kandidaadid ülevaatamiseks.
- Failid ja kaustad, mida on jagatud organisatsiooni tasemel linkide kaudu. SharePointi halduskeskuses ja Microsoft Purview’s on aruanded, mis seda näitavad.
- Teamsi tiimide ja saitide omanikud. Igal saidil peab olema aktiivne omanik, kes vastutab selle liikmete eest.
- Vanad saidid, kus pole aasta aega tegevust olnud. Parem on need arhiveerida kui jätta.
- OneDrive’i kaustad, mida jagatakse väljapoole.
SharePoint Advanced Management ja Microsoft Purview sisaldavad vahendeid, millega saab Copiloti otsingu ajutiselt piirata kindlate saitidega (Restricted SharePoint Search), kuni ligipääsud parandatakse. See on praktiline vahesamm, kui soovite pilooti alustada, kulutamata kuid auditile.
Tundlikkusmärgised ja andmete klassifitseerimine
Microsoft Purview tundlikkusmärgised (sensitivity labels) on ligipääsu järel teine kiht. Need märgivad dokumendid ja e-kirjad tundlikkuse järgi (avalik, sisemine, konfidentsiaalne, rangelt konfidentsiaalne) ning võivad sisu krüpteerida ja piirata, kes seda näeb. Copilot arvestab märgiseid: kui dokument on märgitud nii, et kasutaja ei saa seda lugeda, ei kasuta Copilot seda vastuses, ja kui ta märgistatud sisu kasutab, pärib vastus kõrgeima märgise.
Enne Copilotit ei pea märgistama iga faili. Piisab, kui määratleda 3–4 märgist, millest ettevõte aru saab; seada uutele dokumentidele vaikimisi märgis; märgistada automaatselt dokumendid, milles tuvastatakse isikukoode, finantsandmeid või lepingumalle; ning märgistada käsitsi teadaolevalt tundlikud kogud, näiteks personali, finantsi ja juhtkonna omad.
See töö on kasulik ka ilma Copilotita ja läheb vaja hiljem, kui teie ettevõttele kohaldub NIS2 või DORA. Copilot annab lihtsalt põhjuse see lõpuks ära teha.
Pilootrühm, mitte kogu ettevõte korraga
Copiloti litsentsid määratakse kasutajapõhiselt, seega on loomulik alustada rühmaga. Soovitame 10–20 inimest eri osakondadest, kes:
- töötavad palju dokumentide, e-posti ja koosolekutega, seega saavad kõige rohkem kasu;
- tahavad seda proovida ja on valmis tähelepanekuid jagama, mitte ainult kurtma;
- esindavad eri tüüpi tööd: müük, finants, projektijuhtimine, juhtkond, administreerimine.
Üks rühma liige peaks olema IT-st või turvalisusest, et testida just ligipääsu küsimusi: mida Copilot leiab, mida ta ei peaks. Pilootprojekt kestab 6–8 nädalat. Selle aja jooksul kohtub rühm iga kahe nädala tagant 30 minutit, et jagada, mis toimis, mis mitte ja milliseid juhiseid (promptid) on õpitud.
Kasutusstsenaariumid, mitte „proovige lihtsalt“
Suurim piloodi viga on litsentside välja jagamine ja sõnad „kasutage julgelt“. Töötajad proovivad paar korda, ei saa muljetavaldavat tulemust ja lähevad tagasi harjumuspärase töö juurde. Copilotile on vaja konkreetseid stsenaariume, mis vastavad päris tööle.
Näited, mis meie kogemuse järgi annavad kiiresti tulemust:
- Teamsi koosoleku kokkuvõte koos toimingute nimekirjaga, mis saadetakse osalejatele viie minuti jooksul pärast koosoleku lõppu.
- Outlook: pika e-kirjaketi kokkuvõte ja vastuse mustand, kui keegi naaseb puhkuselt.
- Word: pakkumise mustand, mis põhineb varasematel pakkumistel sama kliendisegmendi jaoks.
- Excel: andmetabeli selgitus ja valemisoovitused inimesele, kes ei ole Exceli ekspert.
- Copilot Chat: „mida meie meeskond viimase kahe nädala jooksul projekti X kohta otsustas“, vastatud e-kirjade, vestluste ja dokumentide põhjal.
Määrake igale piloodi liikmele 2–3 stsenaariumi tema töö põhjal. See annab midagi, mida mõõta.
Kuidas väärtust mõõta
Copiloti litsents ei ole odav, seega peab laiendamise otsus põhinema andmetel, mitte muljetel. Microsoft 365 halduskeskuses on Copiloti kasutusaruanne: mitu kasutajat on aktiivsed, milliseid rakendusi kasutades, kui sageli. See on esimene näitaja. Kui pool pilootrühmast ei kasuta seda kuu aja pärast, on probleem stsenaariumides või koolituses, mitte tööriistas.
Teine näitaja on kasutajate endi hinnang stsenaariumide kaupa. Lihtne vorm piloodi lõpus: millised stsenaariumid säästsid aega, umbes kui palju nädalas ning millised ei toiminud ja miks. Kolmas on turvajuhi järeldus ligipääsu küsimuste kohta. Kui Copilot tõi piloodi ajal nähtavale sisu, mida kasutaja ei oleks pidanud nägema, parandatakse see enne kasutuselevõttu, mitte pärast.
Tulemuste põhjal saavad osakonnad, kus kasu on selge, litsentsid teises laines. Osakonnad, kus kasu on ebaselge, ootavad.
Copilot Studio agendid: järgmine samm
Kui Copilot töötab ja ligipääsud on korras, on järgmine tase agendid, mida ehitate Copilot Studios. Need ei ole enam üldine assistent, vaid kindlale ülesandele kohandatud lahendus: agent, mis vastab töötajate küsimustele sisemiste reeglite kohta personalidokumentide põhjal; agent, mis registreerib kasutajatoe päringuid ja kontrollib nende staatust; agent, mis muudab kliendi e-kirja Power Automate’i kaudu tellimuseks ärisüsteemis.
Agendid kasutavad sama ligipääsu- ja märgistusmudelit, seega kehtib kõik, mille Copiloti ettevalmistamisel korda tegite, neile otse. Kirjutame lähemalt, kuidas agendid töötavad ja kellele need sobivad, lehel Microsoft 365 Copiloti agendid.
Kust alustada
Copiloti ettevalmistamine kuni 200 töötajaga ettevõttele võtab meie kogemuse järgi paarist nädalast paari kuuni, sõltuvalt SharePointi seisust.
- Vaadake üle SharePointi ja OneDrive’i ligipääsud: kõigile avatud saidid, organisatsiooni taseme lingid, omanikuta saidid.
- Määratlege 3–4 tundlikkusmärgist ja märgistage teadaolevalt tundlikud kogud. Lülitage sisse automaatne märgistamine isiku- ja finantsandmetele.
- Koostage 10–20-liikmeline pilootrühm ja määrake igaühele 2–3 kasutusstsenaariumi.
- Seadke edukuse mõõdikud enne piloodi, mitte pärast.
- Tehke 6–8 nädala pärast laiendamise otsus andmete põhjal.
Kui soovite, et viime ettevalmistuse ja piloodi läbi meie, hõlmab meie Microsoft 365 Copiloti juurutusteenus ligipääsuaudiiti, märgiste seadistamist, pilootrühma koolitust ja mõõtmist. Ja kui ligipääsuhügieen on suurem probleem kui Copilot ise, alustame Microsoft 365 turvalisuse korda tegemisest ja liigume alles siis edasi.
