Olukord
Vilniuse õigusbüroos on 30 töötajat: partnerid, juristid, assistendid ja haldus. Kogu töö toimub Microsoft 365 keskkonnas: Outlook, Teams, SharePoint ja OneDrive. Viie aasta jooksul oli kogunenud kümneid SharePointi saite, millest igaüks oli loodud, nagu inimene heaks arvas: mõni kliendi, mõni juristi järgi, mõni lihtsalt nimega „Uus sait (3)“. Ligipääs jagati lingiga „kõik organisatsioonis“, sest nii oli lihtsam.
Juhtiv partner soovis juurutada Microsoft 365 Copilotit. Juristid kasutasid lepingute kokkuvõteteks juba avalikke AI-tööriistu, mis tekitas konfidentsiaalsuse küsimusi. Enne piloodi tegi büroo IT-juht lihtsa testi: ta sisestas otsingusse ühe kliendi nime ja nägi toimikudokumente, millega tal polnud mingit pistmist. Copilot kiirendaks just sellist ligipääsu: ta vastab kõige põhjal, mida kasutaja näeb.
Teine küsimus oli varukoopiad. Büroo uskus, et Microsoft hoiab kõike alles, kuni üks jurist kustutas kogemata kliendi kausta ja 90 päeva pärast selgus, et seda polnud enam prügikastis.
Mida oli vaja
- Selge ligipääsustruktuur: toimikudokumente näeb ainult toimikuga tegelev meeskond.
- Tundlikkusmärgised, et konfidentsiaalsed dokumendid oleksid märgistatud ja automaatselt kaitstud.
- Sõltumatud Microsoft 365 varukoopiad, millest saab e-kirja või dokumendi taastada ka aasta pärast.
- Copiloti pilootprojekt, mis ei seaks kliendiandmeid ohtu ja näitaks päris kasu.
- Juristidele minimaalne segamine: mitte ühtegi päeva ilma ligipääsuta toimikutele.
Mida me tegime
1.–2. nädal: ligipääsude inventuur
Koostasime aruande kõigi SharePointi saitide, Teamsi meeskondade ja jagamislinkide kohta. Tulemus: 46 saiti, neist 19 ligipääsuga kogu organisatsioonile, ning 230 aktiivset linki „igaüks, kellel on link“. Koos partneritega leppisime kokku uue struktuuri: üks sait praktikarühma kohta, üks toimik Teamsi kanali kohta ja ligipääs gruppide, mitte üksikisikute kaudu.
3.–4. nädal: Microsoft 365 turvalisuse korrastamine
See oli Microsoft 365 turvalisuse töö: keelasime anonüümse jagamise, viisime toimikud kokkulepitud skeemi järgi üle uude struktuuri (vanad lingid jäid ümbersuunamiste tõttu tööle) ja seadistasime tundlikkusmärgised „Sisene“, „Konfidentsiaalne“ ja „Kliendi toimik“. Viimane krüpteerib dokumendi automaatselt ja takistab selle edastamist büroost välja. Lülitasime kõigile sisse tingimusliku juurdepääsu mitmeastmelise autentimisega ja blokeerisime büroo seadmetes sisselogimise isiklike kontodega.
5. nädal: Veeami varukoopiad
Lülitasime sisse Veeamiga Microsoft 365 varundamise: Exchange, SharePoint, OneDrive ja Teams varundatakse mitu korda päevas MDP CLOUD andmekeskusesse Leedus (EL) ja säilitatakse seitse aastat, nagu büroo nõudis. Esimese taastamise tegime samal nädalal: juristi palvel tõime tagasi kuu aega varem kustutatud e-kirjavahetuse.
6.–7. nädal: Copiloti pilootprojekt
Lülitasime Microsoft 365 Copiloti sisse kümnele juristile. Enne seda kontrollisime, mida igaüks näeb: otsing kliendi nime järgi näitab nüüd ainult tema enda meeskonna toimikuid. Pilootprojekt kestis kaks nädalat: lepingute kokkuvõtted, Teamsi koosolekute protokollid, päringutele vastuste esimesed mustandid. Koostasime koos lühikese kasutuspoliitika: mis on lubatud, mis mitte ja kuidas tulemusi kontrollida.
Piloodi ajal pidas iga osaline lihtsat logi: mis ülesande jaoks ta Copilotit kasutas, kui kaua see varem võttis ja kui kaua nüüd, ning kas tulemust oli vaja parandada. Kontrollisime ka, kas Copiloti vastustes ilmus dokumente teiste meeskondade toimikutest; kahe nädala jooksul selliseid juhtumeid ei olnud. Kõige raskem polnud tehnoloogia, vaid harjumused: mõni jurist üritas alguses ikka avalikke tööriistu kasutada, sest need olid tuttavad. Aitasid lühikesed praktilised õppused büroo igapäevatööst võetud konkreetsete näidetega.
Tulemus
Kogu büroole nähtavaid konfidentsiaalseid toimikuid ei ole mitte ühtegi, null, ja seda kontrollib iga kuu automaatne aruanne. Kustutatud e-kirja või dokumendi taastamine Veeami varukoopiast võtab umbes 15 minutit, olenemata sellest, millal see kustutati. Piloodi osalised hindasid säästetud aega ise: keskmiselt umbes 3 tundi nädalas juristi kohta, enamasti kokkuvõtete ja protokollide koostamisel.
Pärast piloodi laiendati Copilot kõigile juristidele. Avalike AI-tööriistade kasutamine kliendiandmetega on keelatud sisemise poliitikaga ja tehniliselt DLP-reeglitega. Jätkame büroo Microsoft 365 keskkonna hooldamist: uued saidid luuakse kokkulepitud malli järgi ja ligipääsuaruanne jõuab juhtivale partnerile igal kuul.
„Suurim kasu ei ole Copilot, vaid see, et me teame lõpuks, kes mida näeb.“
Mida me sarnases olukorras soovitaksime
- Korrastage ligipääsud enne Copilotit. Copilot ei muuda õigusi, ta ainult näitab, millised need tegelikult on.
- Tundlikkusmärgised töötavad ainult siis, kui neid on vähe ja need on selged. Kolm märgist, millest kõik aru saavad, on parem kui kümme.
- Microsoft 365 ei ole varukoopia. Kustutatud andmed kaovad kindla aja pärast; sõltumatu varukoopia on ainus viis neid aasta pärast tagasi tuua.
- Alustage piloodiga mõne töötajaga, kes mõõdavad kasu ise. See on parim argument juhatusele.
