Olukord
Leedus Klaipėdas tegutsev raamatupidamisbüroo teenindab umbes 150 klienti, alates füüsilisest isikust ettevõtjatest kuni mõne keskmise suurusega tootmis- ja kaubandusettevõtteni. Büroos töötab 25 inimest, neist 20 on raamatupidajad. Nende põhitööriist on Rivile, Leedus laialt kasutatav raamatupidamis- ja ERP-süsteem, kus on iga kliendi pearaamat, arved, palgaarvestus ning aruanded maksuametile ja sotsiaalkindlustusametile.
Rivile töötas kontoriserveris, mille oli viis aastat tagasi paigaldanud kohalik arvutitehnik. Pärast pandeemiat töötas enamik raamatupidajaid vähemalt osa nädalast kodus ja ühendus kaugtöölaua kaudu, mis oli otse internetti avatud. Paroolid olid lihtsad, kaheastmelist kinnitust polnud ning serveri logides oli igal ööl tuhandeid sisselogimiskatseid välismaistelt aadressidelt.
Pöördepunkt tuli siis, kui suurem klient küsis oma auditiks ettevalmistudes, et büroo näitaks, kuidas tema raamatupidamisandmeid kaitstakse, kus varukoopiaid tehakse ja kellel on juurdepääs. Büroo juhil polnud midagi näidata. Varukoopiad läksid USB-kettale, mille pearaamatupidaja vahel koju kaasa võttis.
Mida vaja oli
Leppisime koos juhi ja pearaamatupidajaga kokku, mida on vaja:
- Rivile peab töötama igalt poolt, kuid ligipääs peab olema ainult turvaline, isiklike kontode ja teise kinnitusteguriga.
- Internetti ei tohi olla avatud ühtegi porti.
- Igapäevased varukoopiad väljaspool kontorit ning võimalus kiiresti eilsete andmete juurde tagasi minna, sest raamatupidajate vead märgatakse tavaliselt alles järgmisel päeval.
- Dokumendid ja aruanded, mida saab näidata klientidele ja nende audiitoritele.
- Üleminek ilma pika katkestuseta, sest deklaratsioonid esitatakse kuu alguses ja raamatud suletakse kuu lõpus.
- Kontoriserverit ei pea enam ise uuendama ega hooldama.
Mida me tegime
1. nädal: ettevalmistus
Vaatasime üle olemasoleva Rivile’i paigalduse: versiooni, andmebaaside arvu (igal kliendil on eraldi andmebaas, kokku üle 150), lisamoodulid ja pankade integratsioonid. Leppisime litsentsi üleandmise kokku Rivile’i esindajaga. Valmistasime meie andmekeskuses Leedus (EL) ette ERP-majutuse keskkonna: server, mis on pühendatud ainult sellele büroole, koos Bitdefender GravityZone’i kaitse, seire ja automaatsete uuendustega.
Lõime igale töötajale isikliku konto. Kaotasime ühise konto „raamatupidamine“, mida kasutasid mitu inimest. See oli üks valusamaid muudatusi, sest mõned töötajad olid sellega harjunud.
2. nädal: VPN, kaheastmeline autentimine ja pilootkeskkond
Juurutasime kõigile töötajatele VPN-kliendi, mille kaheastmeline autentimine käib telefonirakenduse kaudu. Majutatud Rivile’i keskkonda pääseb ainult VPN-i kaudu ning kaugtöölaua port internetis on suletud. Ühendasime kontorivõrgu pilvega püsiva VPN-tunneliga, nii et töö kontorist näeb välja sama mis varem.
Viis raamatupidajat töötasid nädala pilootkeskkonnas, kus oli päris andmete koopia. Kõige keerulisemaks osutusid pangaväljavõtete impordi integratsioon ja prindimallid, mis olid kohandatud büroo konkreetsetele printeritele. Parandasime need kahe päevaga.
3. nädal: üleminek ja varukoopiad
Viisime ülemineku läbi nädalavahetusel pärast kuu deklaratsioone. Reede õhtul lõpetasime töö kontoriserveris ja kolisime kõik andmebaasid üle ning esmaspäeva hommikul töötasid raamatupidajad juba pilves. Kontoriserver jäi veel kuuks ajaks välja lülitatuks, misjärel selle andmed turvaliselt kustutati.
Lülitasime sisse igapäevased varukoopiad: üks koopia jääb meie andmekeskusesse Leedus (EL), teine läheb Amazoni andmekeskusesse Saksamaal. Varukoopiate ajalugu säilitatakse 30 päeva, nii et iga kliendi andmebaasi saab taastada olekusse mis tahes viimase 30 päeva lõikes. See on raamatupidajatele kõige olulisem: kui kuu sulgemisel tehakse viga, saab selle ühe kliendi eilse andmebaasi eraldi taastada, teisi puudutamata.
Koostasime kliendiaudititeks dokumendipaketi: kus andmeid füüsiliselt hoitakse, kuidas ühendus on krüpteeritud, kellel on juurdepääs, kui tihti varukoopiaid tehakse ja kuidas taastamist testitakse. Dokumente uuendatakse igal kvartalil.
Tulemus
Esimesel aastal pärast üleminekut ei kaotanud büroo ühtegi andmeühikut. Seda mõõdetakse lihtsalt: iga taastamispäring logitakse ja kõik seitse aasta jooksul tehtud päringut (raamatupidajate vead perioodide sulgemisel) täideti eilsetest varukoopiatest alla tunniga.
Kõik sisselogimised Rivile’isse, 100%, käivad VPN-i kaudu kaheastmelise autentimisega. Serveri logides ei ole enam öiseid sisselogimiskatseid välismaalt, sest proovida pole midagi: porti internetis lihtsalt pole.
Andmete taastamise täpsus on üks päev: iga kliendi raamatupidamise saab tagastada eilsesse olekusse ja vajaduse korral mis tahes viimase 30 päeva olekusse. Kliendi audiitoritele annab büroo nüüd dokumendipaketi ning sama suur klient, kes kogu asja käivitas, pikendas lepingut.
Varem oli audiitori küsimus varukoopiate kohta ebameeldiv. Nüüd saadame dokumendi ja sellega on asi lahendatud.
Mida me sarnases olukorras soovitaksime
- Raamatupidamisbüroole on varukoopiate ajalugu olulisem kui varundamise sagedus. Üks viimane koopia ei päästa viga, mille märkate alles kolme päeva pärast.
- Ühised kontod raamatupidamissüsteemis on risk mitte ainult turvalisusele, vaid ka vastutusele: võimatu on öelda, kes kande tegi. Isiklikud kontod on esimene samm.
- Otse internetti avatud kaugtöölaud on väikeettevõtete juures lunavara kõige tavalisem sisenemispunkt. VPN koos kaheastmelise autentimisega on miinimumstandard.
- Planeerige üleminek raamatupidamiskalendri, mitte IT mugavuse järgi: nädalavahetus pärast deklaratsioone on parim aeg.
